Erros mais comuns na hora de fechar a folha de pagamento

quinta-feira, 28 de outubro de 2021

Você sabe quais são os erros que mais afetam as empresas?

Erros mais comuns na hora de fechar a folha de pagamento

Final do ano chegando e junto com ele o momento mais apreensivo para as empresas: O fechamento da folha de pagamento. Esse é um assunto muito delicado, pois qualquer informação errada pode acabar gerando problemas enormes para os negócios corporativos. 

Porém, todos os anos precisamos passar por esse processo não é mesmo? Mas você já parou para se perguntar quais são os erros mais comuns na hora de fechar a folha de pagamento? Por que eles acontecem? E como podemos evita-los? Continue lendo o post e fique ligado (a)!

O que é a folha de pagamento? 

A folha de pagamento é o documento mais importante do setor de RH. É nele que o empregador pode ver todas as parcelas que lhe são pagas. Ela contém diversas informações desde o salário mensal até impostos, legislação e outros adicionais que podem ocorrer na remuneração do colaborador. 

Todas as mudanças no pagamento do trabalhador devem estar registradas na folha de pagamento, o que muitas vezes pode acabar levando a diversos erros de cálculos e gerenciamento do processo, devido a enorme quantidade de informações necessárias. 

Quais são os erros mais comuns? 

Existem vários equívocos durante esse processo, vejamos abaixo alguns desses erros:

1. Desatualização sobre as mudanças corporativas.

Ignorar as mudanças na empresa pode levar a diversos erros na hora do cálculo, pois as mudanças nas atividades e funções de funcionários irão alterar os valores na folha. 

Sendo assim, qualquer alteração como promoções ou até mesmo demissões devem ser acompanhadas regularmente pelo RH. 

2. Erro nos cálculos

Esse é o mais comum. Muitas vezes devido a correria vários valores são omitidos ou registrados de forma errada. 

Com isso, o simples erro em um valor acaba gerando alterações em todos os resultados da folha de pagamentos.

Erros de digitação de valores ou de salários, bem como o cálculo de descontos e benefícios também geram diversos erros.

3. Dados centralizados

Muitas vezes os dados acabam ficando centralizados apenas em um computador e em um funcionário o que acaba sendo extremamente exaustivo.

Além disso, essa atitude pode levar a erros graves nos cálculos e até mesmo perda de dados importantes da folha de pagamentos caso a máquina seja invadida por um vírus, por exemplo. Por isso, a descentralização de dados é crucial para um cálculo seguro e dinâmico. 

4. Emissão e pagamento da folha

A data estabelecida para a emissão da folha deve ser respeitada e estar entre os lembretes da corporação. Ela é até o 5° dia útil do mês, sendo este a data máxima permitida para a sua emissão. 

Buscando evitar pagar multas ou indenizações a funcionários, a empresa pode utilizar-se de um calendário corporativo, facilitando o fechamento da folha com dados e valores corretos para cada trabalhador. 

5. Esquecimento de mudanças na legislação e novas leis 

É de extrema importância que a legislação seja acompanhada frequentemente pois estão sempre sujeitas a mudanças.

Essas alterações incidem diretamente nos valores pagos aos colaboradores, por isso sempre devem ser acompanhadas pela empresa. 

6. Não considerar possíveis impostos e custos a mais na folha

Sempre se deve ter em mente que valores a mais podem vir a surgir durante o processo.

Muitas empresas acabam esquecendo de calcular os valores do décimo terceiro, por exemplo, causando constrangimentos em toda a estrutura empresarial, o que muitas vezes, obriga a empresa a realizar empréstimos para que possa pagar os valores que faltam aos funcionários. 

Ainda que estejam se preparando durante meses, geralmente no final do ano, as corporações apresentam alguma carência em seu orçamento financeiro. 

Por que esses erros acontecem? 

Sendo um processo longo e extremamente detalhado pode acontecer de informações erradas ou até mesmo omissão de informações estarem presentes na folha de pagamento.

Geralmente esse processo é manual, ou seja, todos os cálculos são feitos a mão, um de cada vez, tornando o processo longo e exaustivo. 

Isso pode levar a uma perda na hora final de organizar todas essas informações e valores presentes na folha de pagamento, resultando nos mesmos erros já cometidos ou em novas informações equivocadas na sua folha. 

Como evitar esses erros? 

Obter uma fonte de informações confiáveis é de extrema importância, principalmente quando falamos de impostos e mudanças nas legislações trabalhistas. Por serem dados delicados, consultar um especialista do assunto pode ser uma ótima ideia a fim de evitar esses erros.

Mas e quando se trata sobre os erros provenientes do âmbito interno da empresa? O que fazer? A solução digital de RH para empresas é uma excelente opção!

A SinergyRH pode oferecer tudo isso para a sua empresa! Nossos recursos tecnológicos ajudam na manutenção e no cálculo dos custos em tempo real, acompanhando todas as mudanças da empresa e no enquadramento de funcionários. 

Ademais, permite que você acompanhe todos esses processos regularmente, evitando assim, a perda de dados ou informações importantes. 

Além disso, nossa solução digital de RH poupa o tempo utilizado nas resoluções de cálculos e extingue o trabalho manual, já que opera as suas atividades de forma totalmente digital e integrada, ligando todos os departamentos da sua empresa. 



Por: Maria Santos, Assistente de Marketing JR.